حوزه های دانشی پروژه:
- مدیریت یکپارچه پروژه:
مدیریت یکپارچه پروژه در واقع چارچوبی است که به مدیران پروژه اجازه می‌دهد کارها، منابع، سرمایه‌گذاران و عوامل متغیر و تغییرات پروژه را با هم هماهنگ کنند. مدیران پروژه میتوانند از ابزارهای گوناگونی برای تضمین مدیریت یکپارچه پروژه استفاده کنند، برای مثال برنامه Project Manager در این حوزه بسیار مفید است، زیرا مانند نقشه راه یک پروژه عمل می‌کند و به کمک آن، پروژه میتواند به نتیجه موفقیت‌آمیز برسد . وقتی برنامه پروژه مشخص شد، سهامداران یا سرمایه‌گذاران باید آن را تأیید کنند و سپس تیم مدیریت پروژه باید آن را ارزیابی و در مرحله اجرا پیگیری کند. برنامه‌ها و نرم‌افزارهای مدیریت پروژه مانند Project Managerروش‌های مناسبی برای مدیریت یکپارچه پروژه هستند، زیرا این پلتفرم‌های آنلاین به مدیران پروژه کمک می‌کند که برنامه پروژه را بسازند، حوزه‌های اطلاعاتی مربوط به مدیریت پروژه را بررسی کنند و به‌صورت آنلاین با اعضای تیم در ارتباط باشند . می‌توانید از ابزارهای مختلفی که این نرم‌افزار را در اختیار شما قرار می‌دهند استفاده کنید تا درک بهتری از برنامه مدیریتی خود داشته باشید، پروژه را برنامه‌ریزی و زمان‌بندی کنید و بر مراحل اجرا نظارت کنید.
همچنین Project Manager سیستمی برای گزارش‌دهی در مورد پروژه دارد که به مدیران پروژه کمک می‌کند گزارش‌های مربوطه را تهیه کنند و آن را با اعضای تیم و سهامداران و سرمایه‌گذاران به اشتراک بگذارند. مدیریت یکپارچه پروژه شامل هدایت و مدیریت کارهای جزئی پروژه نیز می‌شود. این فرآیند شامل ارزیابی، تحلیل و گزارش‌دهی در مورد پروژه به منظور شناسایی و کنترل تغییرات و مشکلات در حین کار است. همچنین هر تغییری در برنامه پروژه را گزارش می‌دهد. برای تأیید این تغییرات شاید لازم باشد که درخواستی به سرمایه‌گذاران و ذینفعان پروژه بدهید و تأیید آنها را بگیرید این بخش همچنین یکی از مراحل به پایان رساندن پروژه نیز هست.
- مدیریت دامنه پروژه :
مدیریت دامنه پروژه یکی از مهم‌ترین حوزه‌های دانش مدیریت پروژه است. این حوزه شامل تعیین دامنه پروژه شماست و مربوط به کارهایی است که باید در مرحله اجرای پروژه انجام دهید. مدیریت دامنه پروژه تعیین می‌کند شما در پروژه خود چه کارهایی باید یا نباید انجام دهید. برنامه‌ریزی دامنه پروژه باید با نوشتن بیانیه یا ماموریت و دامنه پروژه آغاز شود. این بیانیه میتواند یک جمله باشد یا فهرستی از کارهایی که برای کاهش ریسک پروژه‌های بزرگ انجام می‌شوند. یکی دیگر از کارهای این بخش بررسی شرایط شکست پروژه است. اعتبارسنجی دامنه پروژه به این معناست که باید اطمینان حاصل کنید کارهایی که لازم است در طول پروژه محقق شوند، به تأیید سرمایه‌گذاران یا ذینفعان پروژه رسیده‌اند. این کار باید در طول فرایند نظارت و کنترل انجام می‌شود و مربوط به تصمیماتی که در طول برنامه‌ریزی گرفته‌اید. بیانیه دامنه پروژه ممکن است در طول پروژه تغییر کند، مثلاً زمانی که زمان‌بندی پروژه تغییر می‌کند و تحویل آن تعویق می‌افتد.
- مدیریت زمان پروژه:
مدیریت زمان پروژه شامل برآورد مدت زمان اجرای پروژه، برنامه زمان‌بندی پروژه و پیگیری پیشرفت پروژه است و هدف آن این است که از تکمیل به‌موقع پروژه اطمینان حاصل کنید. در این بخش اولین کاری که باید انجام دهید این است که دامنه و محدوده پروژه خود را مشخص کنید تا بتوانید بر اساس آن پروژه را زمان‌بندی کنید.سپس وظایفی که باید در طول اجرای پروژه به انجام برساند باید به ترتیب منطقی پشت هم قرار بگیرند و به هم وابسته باشد. وابستگی این اقدامات ممکن است از آخر و اول، از آخر اول یا به‌گونه دیگری باشد. این کار بیشتر در پروژه‌های بزرگ انجام می‌شود.وقتی توالی وظایف مربوط به اجرای یک پروژه مشخص شد، منابع مورد نیاز برای هر یک از این بخش‌ها برآورد شده و تخصیص داده می‌شود. باید مدت زمان انجام هر یک از مراحل نیز مشخص شود. همه اینها به برنامه‌ریزی بهتر کمک می‌کند و باعث می‌شود بتوانید بهتر مدیریت زمان را انجام دهید . باید از ابزارهای مدیریت پروژه مانند نمودارهای گانت (Gantt charts)، جداول کانبان (kanban boards) و تقویم‌های پروژه استفاده کنید تا بتوانیم جدول زمانی مناسب را طراحی کنید و سپس استفاده از منابع را در بخش‌های مختلف متعادل کنید. وقتی برنامه زمان‌بندی پروژه تهیه شد، باید برای اجرای این زمان‌بندی نیز برنامه‌ریزی کنید. ارزیابی ارزش کسب‌شده در طول اجرای پروژه باید به‌طور منظم انجام شود که تا مطمئن شوید همه چیز طبق برنامه پیش می‌رود.
- مدیریت هزینه پروژه :
این حوزه دانش مربوط به مدیریت پروژه، شامل برآورد هزینه پروژه پایان‌یافته است. برای این کار باید از ابزارها و تکنیک‌های برآورد هزینه استفاده کنید تا مطمئن شوید که بودجه موجود شما هزینه‌های پروژه را پوشش می‌دهد و به‌طور مستمر سهامداران و سرمایه‌گذاران را در جریان امور مالی قرار دهیم.مانند سایر حوزه‌های دانش مدیریت پروژه، برنامه‌ریزی هزینه پروژه نیز سندی دارد که در آن شیوه تأمین بودجه را توضیح داده و تغییرات احتمالی و رویه کنترل آن را شرح می‌دهید. برای هر بخش باید هزینه را برآورد کنید. این هزینه‌ها شامل نیروی کار، منابع، مواد، تجهیزات و هر چیز دیگری است که برای تکمیل کارها به آن نیاز دارید.وقتی تمام هزینه‌های کار را محاسبه کردید، می‌توانید بودجه مورد نیاز را تعیین کنید. سپس باید با استفاده از ابزارهای که در داشبورد نرم‌افزار ProjectManager وجود دارد، هزینه‌های پروژه را کنترل کنید و در طی خرج شدن منابع و اجرای وظایف، شیوه تخصیص بودجه را بررسی کنید.
- مدیریت کیفی پروژه :
پروژه ممکن است به‌موقع و با هزینه از پیش تعیین‌شده به پایان برسد، اما اگر کیفیت آن در حد استاندارد نباشد این پروژه قطعاً شکست خورده است. این بدان معناست که مدیریت کیفیت پروژه یکی از اصلی‌ترین حوزه‌های دانش و معیارهای موفقیت پروژه است. برنامه مدیریت کلی پروژه باید شامل برنامه مدیریت کیفیت نیز باشد که در آن تعیین می‌شود چگونه باید کنترل و تضمین کیفیت را برای پروژه خود انجام دهید. بنابراین برای کنترل کیفی پروژه باید نتیجه نهایی را مورد بررسی قرار گیرد و استانداردهای از پیش تعیین‌شده کیفیت را برای آن مشخص کند.
- مدیریت منابع انسانی پروژه :
تیم پروژه مهم‌ترین سرمایه شما برای اجزای یک پروژه است، بنابراین بسیار مهم است که بهترین افراد را گرد هم بیاورید و کاری کنید که آنها راضی باشند. اما همچنین باید عملکرد آنها را بررسی کنید تا آنها به‌موقع و طبق برنامه کارها را انجام دهند.در مدیریت منابع انسانی پروژه باید نقش‌های هر یک از اعضا را تعیین کرده و بررسی کنید که برای آن کار مناسب هستند یا خیر. پس از اینکه شرح وظایف را تعیین کردید، باید افراد را در پست‌های مختلف بچینید و تیم پروژه را بسازید. این کار را می‌توانید با انتخاب افراد از بخش‌های مختلف سازمان خود انجام دهید یا افراد جدیدی برای این کار استخدام کنید.تیم پروژه ممکن است به آموزش و توسعه و تأمین امکاناتی نیاز داشته باشد که برای پروژه ضروری هستند. مدیریت تیم اجرای پروژه مسئولیتی مستمر است که بر عهده مدیر پروژه است. او باید اعضای تیم را زیر نظر داشته باشد تا آنها کارایی خود را حفظ کنند، بین آنها درگیری به وجود نیاید و همه از کار خود راضی باشند.
- مدیریت ارتباطات پروژه :
همه حوزه‌های دانش مربوط به مدیریت پروژه از اهمیت برخوردار هستند، اما مدیریت ارتباطات بیشتر از همه مهم است، زیرا در مورد همه جنبه‌های پروژه اطلاع‌رسانی می‌کند و به اعضای تیم، سرمایه‌گذاران و ذینفعان کمک می‌کند در جریان پروژه قرار بگیرند و نیازهای آن را بهتر بشناسند.در این مرحله است که باید در مورد پروژه اطلاعات مرتبط و کافی را منتشر کنید. باید تعیین کنید که انتشار اطلاعات چگونه باید باشد، در چه زمان‌هایی انجام شود، چه کسانی باید هدف این اطلاع‌رسانی باشد و ارتباط با آنها چگونه باید برقرار شود. اگر تغییری در طول پروژه رخ داد، باید به اطلاع همه برسد. مدیریت ارتباطات پروژه در مرحله اجرای پروژه بسیار مهم است و کمک می‌کند که همه چیز طبق برنامه پیش برود، اثربخشی پروژه به‌صورت منظم بررسی شود و در صورت لزوم تغییرات لازم ایجاد شود
- مدیریت ریسک پروژه :
مدیریت ریسک پروژه تعیین می‌کند که چگونه باید ریسک‌های پروژه را دسته‌بندی و اولویت‌بندی کنید. این کار شامل شناسایی ریسک‌هایی است که ممکن است در طول اجرای پروژه به وجود بیایند. تجزیه و تحلیل کیفی ریسک‌ها پس از شناسایی و طبقه‌بندی بزرگ‌ترین ریسک‌ها و بر اساس احتمال وقوع و میزان تأثیر آنها انجام می‌شود. سپس باید این ریسک‌ها را اولویت‌بندی کرد. تجزیه و تحلیل کمی ریسک‌ها نیز در ادامه بر اساس تأثیر آنها بر بودجه، زمان و سایر خصوصیات پروژه انجام می‌شود. پس از این مرحله باید واکنش مناسب به ریسک را نیز برنامه‌ریزی کنید. اگر این ریسک‌ها واقعاً به مشکل تبدیل شوند، باید برای آنها پاسخی داشته باشید و بدانید که چگونه باید آنها را شناسایی و مدیریت کرد. کنترل ریسک پروژه مستلزم بازبینی منظم، ثبت گزارش و کنار گذاشتن ریسک‌هایی است که دیگر بر پروژه تأثیری ندارد.
- مدیریت تدارکات پروژه :
حوزه مدیریت تدارکات پروژه با کارهای سر و کار دارند که مربوط به بیرون از پروژه هستند و بخشی از اکثر پروژه‌ها را تشکیل می‌دهند، مانند استخدام پیمانکاران فرعی و بیرونی. این کار بر بودجه و برنامه شما تأثیر می‌گذارد. برنامه‌ریزی مدیریت تدارکات پروژه با شناسایی نیازهای بیرونی پروژه و نحوه مشارکت پیمانکاران خارجی آغاز می‌شود. سپس باید پیمانکاران خارجی را استخدام کنید که این خود فرایندی چندمرحله‌ای است. باید فرایند مدیریت تدارکات پروژه را نیز مورد نظارت قرار دهید و پس از نتیجه‌گیری قراردادهایی ببندید که باعث رضایت هر دو طرف باشند.
- مدیریت سهامداران و ذینفعان پروژه :
ذینفعان پروژه در واقع افراد، شرکت ها یا سازمان هایی هستند که ممکن است به طریقی از نتیجه ی یک پروژه یا از شیوه ی مدیریت آن پروژه تاثیر بپذیرند . ذینفعان میتوانند در حین پروژه به صورت مستقیم یا غیر مستقیم با آن درگیر باشند، با این که تنها به صورت ناظر عمل کنند . یک ذینفع میتواند از یک نقش منفعل به یک عضو فعال تیم تغییر وضعیت داده و در اتخاذ تصمیم های حیاتی نقش ایفا کند .
یکی از پیچیدگی های مدیریت ذینفعان، درک این موضوع است که تمام این کارها را چگونه انجام دهید، بدون این که ماموریت و چشم انداز و اهداف بلند مدت شرکت مربوطه قربانی شوند . همچنین ممکن است شرکت شما اهداف بلند مدتی را برای این پروژه در نظرداشته باشد که لزوما با اهداف خود پروژه و یا هر یک از ذینفعان آن هم راستا نباشند.
