KPI به معنای شاخص عملکرد کلیدی یک ارزش قابل اندازه‌گیری می‌باشد که نشان می‌دهد چگونه یک شرکت به اهداف کلیدی کسبوکار رسیده است. سازمان‌ها از KPI در سطوح مختلف استفاده می‌کنند تا موفقیتشان را در رسیدن به اهداف ارزیابی کنند.
KPI های سطح بالا ممکن است بر عملکرد کلی کسبوکار تمرکز کنند در حالی که KPI های سطح پایین ممکن است بر فعالیت بخش‌هایی مانند پشتیبانی، بازاریابی فروش و غیره تمرکز داشته باشند.
چه چیزی باعث میشود KPI موثرباشد؟
اکنون که ما می‌دانیم KPI به معنای شاخص عملکرد کلیدی است باید ارزشمندی آن در عمل را نیز ببینیم. اکثر مواقع سازمان‌ها به طور کورکورانه KPI های شناخته شده یک صنعت را می‌پذیرند و سپس تعجب می‌کنند که چرا بر کسب‌وکارشان اثر نمی‌گذارد و هیچ تغییرات مثبتی ظاهر نمی‌شود.
یکی از مهم‌ترین مواردی که اغلب نادیده گرفته میشود جنبه‌هایی از KPI است که نوعی از ارتباط هستند. به این ترتیب این جنبه‌ها با قواعد یکسان اما با شیوه‌های بهتر ارتباطی نسبت به انواع دیگر ارتباط عمل می‌کنند. اطلاعات روشن و مرتبط بسیار بیشتر احتمال دارد که تاثیرگذار باشند.
تیم شما باید به منظور توسعه یک استراتژی برای شکل دادن KPI با اصول اولیه شروع کند، اهداف سازمان خود را درک کند، چگونگی برنامه‌ریزی شما برای رسیدن به این اهداف را بداند و بداند که چه کسی می‌تواند طبق این اطلاعات عمل کند.
این باید یک فرایند تکراری باشد که شامل بازخورد تحلیلگران کسبوکار، مدیران بخش و مدیران عامل باشد. همانطور که این ماموریت عملی میشود شما درک بهتری از فرایندهای کسبوکار با شاخص اندازه‌گیری KPI و همچنین با کسی که باید این اطلاعات را با او به اشتراک بگذارید خواهید داشت.
۴ مرحله برای تعریف KPI
گام اول: تعیین اهداف کلیدی
در مرحله اول باید ببینیم اهداف ما در کسبوکار چه مواردی است. این اهداف می‌توانند شامل افزایش درآمد، فروش بیشتر، سهام بازار، افزایش کلیک، افزایش فالوئر و… باشند. برای هدف‌گذاری صحیح و تعیین شاخص‌های کلیدی عملکرد می‌توان از مدل‌هایی چون مدل SMART استفاده کرد که در ادامه به آن‌ها می‌پردازیم.
گام دوم: تعریف موفقیت
اکنون که اهداف استراتژیک خود را مشخص کرده‌اید، باید به این فکر کنید که چگونه می‌توانید هر هدف را محقق کنید و به موفقیت برسید. هنگام تعریف KPI موفقیت خود، معمولاً متوجه خواهید شد که تعریف موفقیت و رسیدن به اهدافتان دارای بخش‌های متعددی است.
گام سوم: مشخص کردن نحوه اندازه‌گیری شاخص‌های کلیدی
در مرحله بعد، باید تصمیم بگیرید که چگونه موفقیت را در اندازه گیری کنید. معمولا شاخص‌های ما به صورت نرخ، نسبت، درصد یا میانگین نشان داده می‌شوند. KPIهای را باید نوعی معیار بدانیم که قابلیت اندازه‌گیری دقیق دارند و به ما نشان می‌دهند چقدر در رسیدن به نتایج موفق بودیم و ارزیابی عملکرد ما چطور بوده است.
ارزیابی و سنجش هر کدام از KPIها می‌تواند به صورت متناوب در بازه‌های زمانی هفتگی یا ماهیانه اندازه‌گیری شود. شما می‌توانید از پلتفرم‌ها و ابزارهای مختلفی برای اندازه‌گیری KPI خود استفاده خواهید کرد.
گام چهارم: نوشتن KPI
در نهایت، زمان آن رسیده است که واقعاً شروع به نوشتن KPI خود کنید. ما در این مرحله باید براساس عوامل موفقیت، KPIهای خودمان را تعریف کنیم. KPIها باید برای همه افراد درون سازمان قابل درک باشد.
شاخص کلیدی عملکرد یا KPI در واقع معیارهای قابل انداره‌گیری هستند که طی ۴ مرحله تعیین می‌شوند و به شما کمک می‌کنند تا بفهمید چقدر توانسته‌اید به اهداف خود نزدیک شوید. شاخص‌های کلیدی عملکرد بیشتر روی عملکرد کسبوکار در بخش‌های مختلف متمرکز هستند و براساس اهداف و عوامل موفقیت مشخص می‌کنند که تا چه اندازه موفق بوده‌اید. فرایند KPI در صنعت‌ها و سازمان‌های مختلف متفاوت است؛ از طرفی یک فرایند سعی و خطا است و نیاز به تکرار و تمرین دارد تا به درک درستی از تعیین برای کسبوکار خود برسید.
